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【幹事必見】Googleフォームを活用して飲み会の希望を集計する

ライフハック この記事は約 13 分で読めます。

飲み会幹事って、損な役回りですよね。
お店の調整をして、人数や時間を確認して、予算を決めて、当日は注文や会計をして。

「またドタキャンか!」「遅れるなら先に言ってよ!」「誰だよ会費払ってないやつ!」などのセリフは、幹事あるあるだと思います。

残念ながら当日はどうしようもないんですが、事前の希望であれば、Googleフォームを活用することで、かなり苦労を緩和できますので、その使い方について解説していきます。

Googleフォームとは?

Googleフォームというのは、Googleドライブの機能として提供されているものの1つです。
そしてGoogleドライブというのは、Googleが提供するファイル共有サービスの名称です。

 

・Googleのオンラインストレージを、無料で15GB使える。
・写真、音楽、動画などなど、基本的に何でも保管できる。
・スマホ、パソコン、タブレットなど、アクセスするデバイスは問わず、どこでもファイルを使える。
・ファイルやフォルダを共有して、ダウンロードや編集などもできる。


 

特徴としては、以上のものが挙げられます。

ドロップボックスやiCloudなど、ファイル共有サービスは色々ありますが、それのGoogle版といったイメージでしょうか。
個人的にはドロップボックスを愛用していますけどね。


 

長らく使っているというでの愛着はあるんですが、大容量使うのであれば、ドロップボックスの方が安いんですよ。
Googleドライブは15GBまでは無料ですが、それ以上使う場合は下の表のように、容量ごとに金額が変わります。

2016-04-05_201500

それに比べてドロップボックスは、「Dropbox Business」というプランにすれば、1,500円で容量無制限になります(別途申し込み)。

2016-04-05_201907

まあ、ここまで使うのであればという話ですけどね。
もちろん今回のように飲み会の希望集計程度の用途であれば、15GBで十分すぎるくらいです。

 

 

Googleフォームを使うためには?

少し話が脱線しましたが、GoogleドライブはGoogleのサービスですので、使うためにはGoogleのアカウントが必要になります。

スマホやYouTubeの普及もあり、持ってない方は少数派ではないかと思いますが、Googleのアカウント取得方法は↓で解説しています。


 

iPhone派だとしてもそうじゃなくても、メールアドレスを複数持っていて困ることはありませんし、使わないようであれば放置しておけば良いと思います。
あとは、連絡先を教えたくない人にはこのGmailを教えるとか。

使い分けのためにも、複数持っていると色々便利ですよ。

 

 

Googleフォームの管理画面へのアクセス方法

Googleアカウントでログインした後、Googleのホームページにアクセスします。

2016-04-05_202945

そして、右上辺りの四角が9個並んでいるアイコンをクリックすると、色々なサービスのアイコンが一覧で出ますので、ドライブをクリックしてください。

2016-04-05_203431

おそらく初めて使う場合には下記の画面が出ると思います。

2016-04-05_203138

矢印をクリックして全部見てもらっても良いですし、どうでも良かったら☓で閉じることができます。

管理画面の構成は下記画像の通りです。

2016-04-05_203210

そしてフォームを作成は、「新規」→「その他」とクリックすると「Googleフォーム」の項目が出ますので、そこから作成することができます。

 

 

Googleフォームの使い方

初めてフォームを作成する時は、管理画面にアクセスした時と同様に、使い方を簡単に教えてくれます。

2016-04-05_204017

「使い方ガイド」をクリックすると、このような感じですね。

2016-04-05_204055

ここも「次へ」で全部見てもらっても良いですし、☓をクリックすればすぐに閉じられます。
ただ僕は一応見ましたが、使い方ガイドもそこまで詳しくは無かったです。

ボタンの機能については、図に書いたとおりです。

2016-04-05_204601

フォームは新規作成をしたデフォルトの状態で、フォームのタイトルと、質問が1つ入っている状態です。

 

 

「質問を追加」の使い方

デフォルトで入っている質問以外に質問を追加したい場合、つまりは2つ以上質問したい場合には、「質問を追加」をクリックすると、このように質問が増えます。

2016-04-05_210238

後は質問をコピーするアイコンをクリックすれば同じ質問をコピーできますし、ゴミ箱のアイコンをクリックすれば、デフォルトの質問も含め、削除することができます。
これは質問だけではなく、他の項目でも同じですね。

あとはこれも全ての項目で、上段中心部の丸が6つ並んでいるアイコンをドラッグアンドドロップすれば、自由に順番を変えることができます。

2016-04-05_211137

さらに、質問についてはバリエーションがあり、デフォルトはラジオボタンです。
その他には、下記の図のようなバリエーションがあります。

2016-04-05_204840

どのような画面になるのかも解説していきます。

 

 
記述式
2016-04-05_211749
これはせいぜい感想とか、意気込みぐらいですかね。
 

 
段落
2016-04-05_211841

表示としては「記述式」と微差ですね。
「短文回答」と「長文回答」の部分だけです。

意気込みよりはもっと色々書いてもらえるし、希望も聞けると思いますが、あまりたくさん書かれると幹事としての苦労が余分に増えそうです。
ですが、アクティブな幹事ならフリーな意見を聞くのも良いでしょう。

 

 
ラジオボタン
2016-04-05_210720

デフォルトということもあり、ここでボタンの解説もしています。
他の質問でも同じようにコピーと削除はあります。

 

そしてラジオボタンで他に設定できることとして、まずは選択肢を書き換えられます。
「選択肢1」とデフォルトで入っている部分にカーソルを合わせると、直接入力できます。
これは、「無題のフォーム」「無題のタイトル」も含めて共通です。

2016-04-05_212604

あとは「選択肢を追加」という黒文字をクリックすると、ラジオボタンを追加できます。

2016-04-05_212647

字が黒いのでピンと来ないでしょうが、ちゃんと押せますし、追加できるのでご安心ください。

そして、「その他を追加」をクリックすると、「その他」の選択肢が追加されます。

2016-04-05_212839

基本的にその他は一番下になります。
この後でも選択肢は追加できますし、追加するとその他はちゃんと一番下に行きます。

選択肢を削除したい場合は、右の✖ボタンをクリックすれば消せます。

2016-04-05_213111

あとは必須の横のスイッチをクリックすると、ONとOFFが切り替えられます。

2016-04-05_213237

そして回答が必須になり、プレビューで見るとこのような画面になります。
ちなみプレビューは、画面右上の目のようなアイコンです。

2016-04-05_213408

質問の項目であれば、ラジオボタン以外でも同じように必須のONOFFを切り替えられます。

 

ラジオボタンは1つしか選べないので、選択肢をいくつか提示して、その中で1つだけ選んでもらうってことですね。
お店を固めたいとか、日程を固めたいとか、時間を固めたいとか。
でも、色んな人が色んな回答をしたら、結局固まらないんですけどね。。。

 

 
チェックボックス
2016-04-05_213704

チェックボックスはラジオボタンとほぼおなじ構成なので、説明は割愛します。
「選択肢を追加」で選択肢を追加できますし、「その他を追加」でその他を追加できます。

チェックボックスとラジオボタンの違いは複数選択できるかどうかなので、場面によって使い分けてくださいね。

 

これは場合によってはラジオボタン以上のカオスを生み出します。
記述式ほどではないでしょうが、自分で選択肢を複数作れるなら、ラジオボタンにしておくのが無難です。
もしくは、ラジオボタンで固定して、他に希望があればチェックボックスで複数選択って感じでしょうか。

 

 
プルダウン
2016-04-05_213947

プルダウンもラジオボタン、チェックボックスに近いですね。
これは「その他を追加」が無いみたいですが、「選択肢を追加」でプルダウンメニューを追加できます。

プルダウンは、質問の項目を選ぶために出てくる時に使われている選択の方式です。

 

これは正直ラジオボタンとの違いがよくわからないです。
視覚的な問題でしょうか。
好みでラジオボタンと使い分けると良いんじゃないかと。

 

 
均等目盛り
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これはアンケートとかでよく使われているやつですね。
数字については最小が0で、最高が10まで選べますので、最大で11段階評価ができるということです。

ピンと来ないかもしれませんので、プレビューを作ってみました。

2016-04-05_214533

余計わからないですかね。

 

これは、飲み会だとかなり使いみちが難しいですね。
いくつか店舗の候補があって、評価をつけてもらう感じでしょうか。
もしくは参加者の評価・・・・怖すぎます。
放っておいて良いと思います。

 

 
選択式(グリッド)
2016-04-05_214931

これは均等目盛りよりもっと細かく評価できるパターンですね。
もちろん評価以外でも使えるでしょうけど。

これは行と列で、それぞれ選択肢を追加することができます。
例えば3つの質問のはい、いいえを聞きたい場合は、行を3つ、列を2つにすれば良いんです。



プレビューで見るとこんな感じですね。



これも×ボタンで行と列をそれぞれ削除できます。
あとは必須をONにすると、質問そのものだけでなく、1列に1回答必須にできます。

 

これも飲み会としてはどうなんでしょうか。
イメージとしては均等目盛りとあんまり変わらない気がします。

 

 
日付
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ズバリの希望日を聞く感じですかね。
こんな日程の決め方をしたら、とんでもないカオスを味わいそうですが。

 

 
時刻
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日付と時刻に関してはあまりにそのままなので、説明は割愛します。

飲み会の開始時間の集計に使えそうですね。
時刻なら、日付ほどとんでもないことにはならないでしょうから。

 

ともあれ、「質問を追加」については以上です。

 

 

「タイトルと説明を追加」の使い方

質問を追加がやたら長くなりましたが、ここからはシンプルです。
「質問を追加」の下の「タイトルと説明を追加」をクリックすると、このように追加されます。
2016-04-05_220506

説明が必要な場合には質問の前などに追加してください。

 

 

「画像を追加」の使い方

「画像を追加」はクリックすると、こんな画面になります。

2016-04-05_220800

スナップショットや、URL、ドライブに画像があればそれを選択肢たりもできます。
アップすると、このように画像が表示されます。

2016-04-05_220940

画像のタイトルをつけたり、左下のアイコンで、画像を左寄せ、中央、右寄せに切り替えることができます。
あとは画像を変えたければ変更をクリックして変えてください。

 

 

「動画を追加」の使い方

動画は基本的にYouTubeが対象で、動画ファイルのアップロードはできません。
「動画を追加」をクリックすると、YouTubeのリンクの入力を求められます。

2016-04-05_221401

YouTube動画のURLをコピペして貼り付け、虫眼鏡アイコンをクリックすると対象の動画が表示されますので、動画がクリックして「選択」を押します。

2016-04-05_221534

すると動画がアップロードできて、動画も画像と同じようにタイトルと、左寄せ、中央、右寄せへの切り替えができます。

 

 

「セクションを追加」の使い方

最後にセクションについては、少し毛色の違う質問をしたい時、またはそこで一度区切りたい時とかに使うイメージです。
追加することにより、実際のフォームではページが切り替わりますので、縦長になりすぎた場合に使うのも良いと思います。

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「セクションを追加」をクリックすると、新たにセクションが追加されるだけでなく、複数あることがわかるような表示になります。

2016-04-05_221937

そしてセクションについてはコピーと削除の方法が他と異なり、右上の丸が3つ並んだアイコンをクリックすることで、コピーと削除の項目が現れます。

2016-04-05_222245

フォームの項目については以上です。

 

 

その他アイコンの説明


カラーパレット

上段のパレットのようなアイコンは、クリックすることでフォームの色やデザインを変えることができます。

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全体的な色味はもちろんですが、右下の風景のようなアイコンをクリックするとテーマを変更できます。

2016-04-05_222917

ここまで凝る必要があるかはわかりませんが、変えてみても良いんじゃないかと。

2016-04-05_223038

 

 

設定

設定ではこのような項目の設定ができます。

2016-04-05_223153

メニュー

メニューの項目は以下の通りです。

2016-04-05_223358

フォームそのものの削除や、フォームそのもののコピーなどができますし、ドライブのメリットとも言える、共同編集者を追加することができます。

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フォームが出来上がったら

フォームが出来上がったら、右上の送信をクリックするとこのような画面になります。

2016-04-05_223927

右上にはGoogle+、Facebook、Twitterのアイコンがありますので、直接フォームを投稿することができます。
あとは宛先に、カンマ区切りでメールアドレスを入力すれば、複数名に一気に送ることもできまあす。

ですが今はLINEが多いと思いますので、その場合は上段真ん中のチェーンのようなマークをクリックすれば、フォームへのリンクを取得できます。
ただ、そのまま送ると結構URLが長いので、短縮した方が喜ばれるかもしれません。
短縮は下記のようにチェックを入れれば、若干タイムラグはありますが、短縮されたURLが表示されます。

2016-04-05_224529

 

 

ということで、フル活用して作りました。

それぞれに何を使っているのかも、画像の中に書いています。

2016-04-05_230525

2016-04-05_230536

2016-04-05_230551

2016-04-05_230620

全て一個ずつ使ってみました。

一応そのフォームのリンクを載せておきます。

http://goo.gl/forms/iN0rCX7rPj
まあ、やらないですけど、面白半分で入れてもらえると嬉しいです^^

 

 

回答の確認方法

回答については、上段のボタンで質問と回答を切り替えることができます。
そして回答があると、このように数で表示されます。

2016-04-05_231340

また、回答は概要と個別で見ることができます。

2016-04-05_231410

概要についてはこのように割合などが表示されます。

2016-04-05_231420

個別は本当にその人個人だけの結果が見られるということですね。

これでピンポイントでチェックできますし、多数決もすぐに取ることができます。
何通もメールをやり取りしたり、電話をかけたりとかも省けるので、幹事の管理はかなり楽になるんじゃないでしょうか。

 

 

まとめ

今回は飲み会の幹事というテーマでしたが、このフォームはアンケートを取ったり、セミナーへの申し込みなどにも有効に活用できるツールです。

使い方勝手が良いですし、無料だし、どこからでもアクセスできますので、オススメします。

 

 

PS

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※タイトルには「Googleフォーム」って入れてくださいね。

もちろんこの記事以外のことでもOKです。

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